Asiakirjajulkisuuskuvaus

Ruoveden kunta ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisterikokonaisuuksista tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Ruoveden kunnan asiarekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Ruoveden kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Ruoveden kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Ruoveden kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista. Luottamuselinten kaikki kokouspöytäkirjat viimeiseltä kolmelta vuodelta ovat nähtävillä

Taulukko Ruoveden kunnan tietovarannoista

Tietovarannon nimi	Tietovarannon käyttö	Tietovarannon omistaja	Tietojärjestelmät
Asuminen ja ympäristö	Asuminen, Tontit ja rakentaminen, Sammaliston rantatontit, Kesäasukkaat ja mökkiläisneuvosto, Ympäristö, Kartat	Ruoveden kunta	Asianhallintajärjestelmä Taloudenohjausjärjestelmä Rakennusvalvonnan järjestelmät
Hallinto	Hallinto, talous ja päätöksenteko	Ruoveden kunta	Asianhallintajärjestelmä Taloudenohjausjärjestelmä Kulunvalvonta Rekrytointijärjestelmä
Kasvatus ja koulutus	Varhaiskasvatus, Perusopetus, Ruoveden lukio, Ruoveden Opisto, Merikanto-opisto, Tampereen kesäyliopisto, Nuoret	Ruoveden kunta	Asianhallintajärjestelmä Taloudenohjausjärjestelmä Oppilashallintojärjestelmä Opiston järjestelmä Varhaiskasvatuksen järjestelmä
Matkailu ja vapaa-aika	Matkailu, Kirjasto, Kulttuuri, Liikunta ja vapaa-aika	Ruoveden kunta	Asianhallintajärjestelmä Taloudenohjausjärjestelmä Kirjaston järjestelmä
Työ ja elinkeinopalvelut	Elinkeinopalvelut, Työllisyyden hoito, Maatalouspalvelut, Yritystontit	Ruoveden kunta	Asianhallintajärjestelmä Taloudenohjausjärjestelmä Työpajojen tilastointijärjestelmä ruovesipalvelee.fi

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Omien tietojen tarkastuspyyntö henkilörekisteristä

Ruoveden kunta kerää tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömiä henkilötietoja. Kunnalle muodostuvat henkilörekisterit on kuvattu Ruoveden kunnan verkkosivuilla, tietosuoja sivulla, josta löytyvät myös ohjeet omien henkilötietojen tarkastuspyynnön tekemiseen.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntösi koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, sinun ei tarvitse perustella pyyntöäsi eikä kertoa, mihin tulet tietoa käyttämään.

Omassa asiassasi voit olla suoraan yhteydessä siihen tahoon kunnassa, jota asiasi koskee (sivistys, tekninen, hallinto). Kunnan kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja tietopyynnön ohjaamiseen oikealle taholle.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voit laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jos pyyntösi kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoon, tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, joten ilmoita tietopyynnössäsi tietojen käyttötarkoitus. Tiedon pyytäjänä joudut myös todistamaan henkilöllisyytesi pyynnön jättämisen yhteydessä. Lisäksi kunta voi pyytää sinulta muita tarvittavia lisätietoja varmistaakseen tietojen luovuttamisen edellytysten täyttymisen.

Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus. Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.

Hakutekijät

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa.

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköisesti kirjaamo(at)ruovesi.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Ruoveden kunta, Ruovedentie 30, 34600 Ruovesi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt oikealle taholle.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat ja asiakirjamaksut

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjasta riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon tai asiakirjan hausta voidaan periä tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettu maksu. Tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.